Sicherheit von Reisenden - neue Herausforderungen für Travel Manager

business travel management: traveller centricity v traveller safety
White Papers 19 Jan 2018

Eine kürzlich erschienene GBTA-Umfrage zeigt einige neue Managementherausforderungen für Unternehmen auf.

Der Besuch eines Konzerts in Manchester oder der Abschluss des Tages auf demBorough Market zu einem Drink sind per se ziemlich gewöhnliche Aktivitäten. Allerdings zeigten die Vorkommnisse des letzten Sommers in Großbritannien, wie riskant der Alltag wirklich sein kann.

Sie stehen beispielhaft dafür, wie die Herausforderungen für diejenigen, die für die Betreuung von Geschäftsreisenden verantwortlich sind, ständig steigen. Und das nicht nur wegen dramatischer Vorfälle. Wenn man bedenkt, dass das Risiko einen tödlichen Autounfall zu erleiden mehr als 100 Mal höher ist, als bei einem Flugzeugabsturz ums Leben zu kommen.Immer dann wenn Mitarbeiter arbeiten - egal ob sie am Schreibtisch sitzen oder zu einer Besprechung reisen - ist der Arbeitgeber für ihre Sicherheit verantwortlich. Dies bedeutet, dass Risiken minimiert werden müssen und adäquate Unterstützung geboten werden muss, wenn Mitarbeiter sich auf Reisen befinden.Ein aktueller Forschungsbericht der GBTA (Global Business Travel Association) zeigt einige neue Herausforderungen für Travel Managern auf. Dermaßgebliche Faktordabei sind Änderungen im Buchungsverhalten der Reisenden, welche zu Lücken in den Sorgfaltspflicht-Programmen der Travel Manager führen.


Datenintegration

Zwei Buchungstrends, nämlich die zunehmende Tendenz der Reisenden, Buchungen selbst vorzunehmen sowie die Nutzung verschiedenster Buchungskanäle,führen unbeabsichtigt zu Herausforderungen für die Einhaltung der Sorgfaltspflicht.

Bucht ein Reisender über die firmeneigene Geschäftsreiseagentur oder über ein firmeneigenes Online-Booking-Tool, werden alle Daten integriert und gesammelt. Dies reduziert sowohl das Risiko als auch Informationslücken.

Pip English, Global RiskProduct Leader bei FCM, räumt ein, dass Reisende, die verschiedene Buchungskanäle nutzen, zu Problemstellungen führen können. "Die Datenintegration über eine Geschäftsreiseagentur reduziert alle Risikofaktoren auf eine Quelle. Im Ernstfall muss keine Konsolidierung aus mehreren Quellen stattfinden."Tools für die Datenintegration oder -konsolidierung scheinen nicht gängig zu sein. Laut GBTA-Bericht "nutzt nur jeder fünfte Travel Manager Technologien zur Erfassung der Reisedaten, welche außerhalb des definierten Reiseprogramms gebucht wurden."31% der Travel Manager sind sogar der Meinung, dass sie "Reisende, die außerhalb des Programms buchen, nicht unterstützen können."

Englisch ist sicher, dass es alternative Möglichkeiten gibt, wie z. B. die Standortfreigabe, die es Managern ermöglicht, Reisende zu tracken. Mit der mobilen App von FCM können Reisende beispielsweise ihren Standort teilen. Dieskönnte in der Praxis jedoch zu anderen Problemen führen. Zum Beispiel könnte die Anweisung an die Reisenden jederzeit GPS zu haben, in einigen Ländern rechtlich problematisch sein.

Weiterhin konstatierte der GBTA-Bericht mit 148 Antworten von Travel Managern,  dass sich drei von fünf Travel Managern darauf verlassen, dass Reisende sich selbstständig im Unternehmen melden, wenn ihr Standort nicht bekannt ist und sie Unterstützung benötigen.


Reaktiv oder pro-aktiv?

Obwohl die Sorgfaltspflicht mittlerweile als rechtliche Verpflichtung gilt, verfolgen viele Unternehmen keine proaktive Vorgehensweise, sondern reagieren lediglich auf „Zuruf“.

Laut Pip English von FCM „...muss es einen gemeinschaftlichenAnsatz geben. Je zentralisierter der Reaktionsprozess ist, desto effizienter ist er. Lassen Sie Ihre Reisenden wissen, wie man mit der Organisation kommuniziert. Nennen Sie nicht nur einen Namen oder eine Telefonnummer, sondern eine zentrale Anlaufstelle die zuverlässigund konstant besetzt ist."

Eine andere GBTA-Studie belegt die unbeabsichtigten Konsequenzen, wenn Unternehmen von den Reisenden erwarten, dass diese mit dem Unternehmen kommunizieren und nicht umgekehrt: Reisende, die im Notfall die Firma kontaktieren, kommunizieren eher mit ihrem Vorgesetzten als mit der Reiseabteilung. Laut GBTA ist "dies eine gefährliche Strategie, da mehr als die Hälfte der Reisenden lieber ihren Vorgesetzten anrufen würden, wenn sie Unterstützung benötigen - nicht den Travel Manager oder die Sicherheitsabteilung."

Auch FCM sieht dies nicht als optimal an. "Mein Geschäftsbereichsleiter ist sicher nicht die geeignetste Ansprechperson, für meine Schwierigkeiten auf Reisen. Travel Risk Management dagegen hat die notwendigen Kontakte zur Reiseagentur oder zu anderen Dienstleistern“, sagt Englisch.


Gefahren einer fragmentierten Risikomanagementstrategie

Die GBTA-Studie weist darüber hinaus auf mögliche unbeabsichtigte Folgen von durch Reisende getätigte Buchungen hin. Travel Manager setzen oft den Focus darauf sicherzustellen, dass Reisende bevorzugte Anbieter nutzen, die entsprechende Reiseklasse buchen und die gesetzten Tarifobergrenzen einhalten. All diese Kriterien können auch bei unabhängigen Buchungen berücksichtigt und erfüllt werden; Sorgfaltspflichten hingegen bleiben unbeachtet.

Die Nutzung von Services außerhalb der Geschäftszeiten kann kostspielig sein, und nicht jedesUnternehmen ist bereit, diesen Service zu finanzieren. "Es kann durchaus einen Interessenskonflikt zwischen angestrebten Einsparpotentialen und notwendiger Reisesicherheit geben", so English. Die Hälfte aller Travel Manager, die an der Umfrage teilgenommen haben, können für all ihre Mitarbeiter innerhalb von zwei Stunden verantwortlich zeichnen. Zwei Stunden scheinen eine Ewigkeit zu dauern, wenn geliebter Mensch zu Hause inständig auf Nachricht wartet. Aber es ist akzeptabel.Doch was ist mit den anderen 50%?

 

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